為加強(qiáng)分析儀器設(shè)備檔案管理工作，根據(jù)科學(xué)儀器設(shè)備檔案建檔規(guī)范的要求，結(jié)合單位實(shí)際情況制定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責(zé)任
1、科研儀器設(shè)備的建檔工作應(yīng)納入日常管理工作，并與科研儀器設(shè)備的計(jì)劃管理、采購、供應(yīng)、維修等管理工作同步進(jìn)行。
2、科研儀器設(shè)備檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映科研儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維修、改造等全過程。
3、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：保證單位的科研儀器設(shè)備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件，定期對(duì)儀器設(shè)備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問題進(jìn)行檢查和研究。
4、設(shè)備管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)組織科研儀器設(shè)備從調(diào)研立項(xiàng)到報(bào)廢前收集、整理、立卷并歸檔，按時(shí)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)，年度報(bào)告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標(biāo)準(zhǔn)
1、單位的一切科研儀器和設(shè)備應(yīng)按照資產(chǎn)管理要求，建立嚴(yán)格的臺(tái)帳管理制度，確保帳物相符。
2、直接用于科研活動(dòng)的儀器設(shè)備，其中標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備一臺(tái)(套)價(jià)值在人民幣萬元以上的必須建檔。
三、存檔范圍
(一)科研儀器設(shè)備的采購階段
1、科研儀器設(shè)備選擇論證材料(可行性研究報(bào)告等)；
2、科研儀器設(shè)備購置請(qǐng)購單；
3、購置“科研儀器設(shè)備”批準(zhǔn)文件；
四、機(jī)電設(shè)備進(jìn)出口職能部門批準(zhǔn)文件或復(fù)印件；
一、機(jī)電設(shè)備進(jìn)口登記表；
b.許可證進(jìn)口；
c.終端用戶和使用說明；
d.代理協(xié)議付款通知。
5、外貿(mào)商務(wù)簽訂《合同》(外貿(mào)合同書)；
a.報(bào)價(jià)及合同附件；
b.技術(shù)協(xié)定；
c.商業(yè)技術(shù)談判備忘錄。
6.申請(qǐng)“減免稅海關(guān)”文件的進(jìn)口科研儀器設(shè)備；
7."進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅證明"；
8.海關(guān)申報(bào)表；
9.進(jìn)口設(shè)備的空運(yùn)單、海關(guān)提單、運(yùn)輸保險(xiǎn)單。
(二)科研儀器設(shè)備的驗(yàn)收階段
1.到達(dá)設(shè)備的裝箱單、開箱檢查記錄和損壞記錄(照片)；
2.設(shè)備使用說明、安裝手冊(cè)、操作手冊(cè)、質(zhì)保書、合格證、隨機(jī)技術(shù)資料；
3.商檢局檢驗(yàn)結(jié)果單，進(jìn)口商品檢驗(yàn)申請(qǐng)表等；
4.進(jìn)口貨物保修期間故障報(bào)告單；
5.商檢局簽發(fā)的質(zhì)量和數(shù)量證書；
6.進(jìn)口商品的對(duì)外索賠、修理和更換出口報(bào)關(guān)單；
7.儀器設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)安裝、調(diào)試的記錄；
8.儀器設(shè)備的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
9.儀器設(shè)備貨款結(jié)算憑證；
10.設(shè)備管理部門對(duì)固定資產(chǎn)的入庫單；
11.儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理檔案檔案登記卡。
(三)科學(xué)研究儀器設(shè)備的使用運(yùn)作階段
1.科研儀器設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料檔案目錄；
2.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的操作規(guī)范；
3.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的使用管理；
4.科學(xué)研究儀器設(shè)備使用維護(hù)計(jì)劃；
5.科研儀器設(shè)備故障的維修更換記錄報(bào)告；
6.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的定期檢驗(yàn)、檢驗(yàn)(校準(zhǔn))記錄。
四、建立文件整理要求
1.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集、積累從購置設(shè)備到設(shè)備驗(yàn)收(設(shè)備到質(zhì)保期滿)過程中的管理性和技術(shù)性文件，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集、積累(科研儀器設(shè)備使用部門形成的有關(guān)文件材料，并歸檔)。
2、設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料及設(shè)備開箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設(shè)備開箱驗(yàn)收必須有設(shè)備經(jīng)理參與，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收。
設(shè)備使用單位應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備到貨前后、運(yùn)行時(shí)的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設(shè)備的技術(shù)資料整理和歸檔，對(duì)以后設(shè)備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。按時(shí)提交相關(guān)記錄，補(bǔ)充建檔，確保設(shè)備文件完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
設(shè)備文字材料必須用規(guī)定的書寫工具填寫，字跡清楚，圖形清楚。
設(shè)備文字資料歸檔保存時(shí)原則上應(yīng)是原件。重要的、經(jīng)常使用的文件資料，應(yīng)根據(jù)需要酌情復(fù)制。
6、設(shè)備建檔原則由設(shè)備管理部門實(shí)行初步立卷。資產(chǎn)管理部門的專(兼)職人員在設(shè)備驗(yàn)收和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，應(yīng)及時(shí)整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設(shè)備文件和管理文件放入首卷，其余設(shè)備技術(shù)文件按設(shè)備的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料應(yīng)該在前面，圖表在后面按順序排列。
設(shè)備檔案材料采用卷盒保管的形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴型。所介紹設(shè)備的資料可以裝卷或按其自然狀態(tài)保存。
9、對(duì)按卷管理的設(shè)備檔案組卷后應(yīng)寫頁號(hào)，凡有文字的每頁均為一頁，從1開始各頁號(hào)，頁號(hào)位于非裝訂線一側(cè)的上角；按件管理的設(shè)備檔案，每件應(yīng)加裝軟卷皮，逐項(xiàng)仔細(xì)填寫并加順序號(hào)；對(duì)未裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋有檔號(hào)、件號(hào)的戳記章，并逐項(xiàng)填齊內(nèi)容。
10、填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表格。檔案檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)檔案目錄。本卷應(yīng)采用規(guī)定的正楷或正楷打印，字跡應(yīng)清楚、清楚、整齊，不得涂改。
卷宗備考表應(yīng)寫出案件卷宗的圖紙和文件材料的總頁數(shù)，說明文件材料的完整、程度、損壞、缺失。卷宗中的圖紙、文字材料需要更改、修改時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員及時(shí)在備考表中注明。
設(shè)備文檔材料中的非紙質(zhì)載體材料應(yīng)歸檔，需要使用時(shí)可以辦理借閱，存檔時(shí)應(yīng)放人特殊載體檔案專柜保管，并按要求注明參閱號(hào)。
設(shè)備檔案材料保管期限的確定原則：設(shè)備檔案材料的價(jià)值是作為設(shè)備組成部分而存在的，其保管期限與設(shè)備共存。
五、設(shè)備檔案的管理與借閱
1、設(shè)備管理部門和研究組應(yīng)隨時(shí)收集設(shè)備在使用、運(yùn)行過程中形成的文件和工作記錄，根據(jù)設(shè)備管理情況對(duì)檔案進(jìn)行必要補(bǔ)充。
2、設(shè)備檔案已存檔，一般不允許變更。若確需變更，科技人員須提出變更內(nèi)容和原因，填寫變更申請(qǐng)，經(jīng)設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人或設(shè)備管理部門批準(zhǔn)后，再修改。
設(shè)備檔案資料未存檔前，一般不外借。裝備檔案一般只允許設(shè)備使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關(guān)檔案，需經(jīng)設(shè)備管理部門同意后到所在地查閱。
為加強(qiáng)分析儀器設(shè)備檔案管理工作，根據(jù)科學(xué)儀器設(shè)備檔案建檔規(guī)范的要求，結(jié)合單位實(shí)際情況制定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責(zé)任
1、科研儀器設(shè)備的建檔工作應(yīng)納入日常管理工作，并與科研儀器設(shè)備的計(jì)劃管理、采購、供應(yīng)、維修等管理工作同步進(jìn)行。
2、科研儀器設(shè)備檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映科研儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維修、改造等全過程。
3、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：保證單位的科研儀器設(shè)備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件，定期對(duì)儀器設(shè)備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問題進(jìn)行檢查和研究。
4、設(shè)備管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)組織科研儀器設(shè)備從調(diào)研立項(xiàng)到報(bào)廢前收集、整理、立卷并歸檔，按時(shí)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)，年度報(bào)告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標(biāo)準(zhǔn)
1、單位的一切科研儀器和設(shè)備應(yīng)按照資產(chǎn)管理要求，建立嚴(yán)格的臺(tái)帳管理制度，確保帳物相符。
2、直接用于科研活動(dòng)的儀器設(shè)備，其中標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備一臺(tái)(套)價(jià)值在人民幣萬元以上的必須建檔。
三、存檔范圍
(一)科研儀器設(shè)備的采購階段
1、科研儀器設(shè)備選擇論證材料(可行性研究報(bào)告等)；
2、科研儀器設(shè)備購置請(qǐng)購單；
3、購置“科研儀器設(shè)備”批準(zhǔn)文件；
四、機(jī)電設(shè)備進(jìn)出口職能部門批準(zhǔn)文件或復(fù)印件；
一、機(jī)電設(shè)備進(jìn)口登記表；
b.許可證進(jìn)口；
c.終端用戶和使用說明；
d.代理協(xié)議付款通知。
5、外貿(mào)商務(wù)簽訂《合同》(外貿(mào)合同書)；
a.報(bào)價(jià)及合同附件；
b.技術(shù)協(xié)定；
c.商業(yè)技術(shù)談判備忘錄。
6.申請(qǐng)“減免稅海關(guān)”文件的進(jìn)口科研儀器設(shè)備；
7."進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅證明"；
8.海關(guān)申報(bào)表；
9.進(jìn)口設(shè)備的空運(yùn)單、海關(guān)提單、運(yùn)輸保險(xiǎn)單。
(二)科研儀器設(shè)備的驗(yàn)收階段
1.到達(dá)設(shè)備的裝箱單、開箱檢查記錄和損壞記錄(照片)；
2.設(shè)備使用說明、安裝手冊(cè)、操作手冊(cè)、質(zhì)保書、合格證、隨機(jī)技術(shù)資料；
3.商檢局檢驗(yàn)結(jié)果單，進(jìn)口商品檢驗(yàn)申請(qǐng)表等；
4.進(jìn)口貨物保修期間故障報(bào)告單；
5.商檢局簽發(fā)的質(zhì)量和數(shù)量證書；
6.進(jìn)口商品的對(duì)外索賠、修理和更換出口報(bào)關(guān)單；
7.儀器設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)安裝、調(diào)試的記錄；
8.儀器設(shè)備的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
9.儀器設(shè)備貨款結(jié)算憑證；
10.設(shè)備管理部門對(duì)固定資產(chǎn)的入庫單；
11.儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理檔案檔案登記卡。
(三)科學(xué)研究儀器設(shè)備的使用運(yùn)作階段
1.科研儀器設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料檔案目錄；
2.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的操作規(guī)范；
3.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的使用管理；
4.科學(xué)研究儀器設(shè)備使用維護(hù)計(jì)劃；
5.科研儀器設(shè)備故障的維修更換記錄報(bào)告；
6.科學(xué)研究儀器和設(shè)備的定期檢驗(yàn)、檢驗(yàn)(校準(zhǔn))記錄。
四、建立文件整理要求
1.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集、積累從購置設(shè)備到設(shè)備驗(yàn)收(設(shè)備到質(zhì)保期滿)過程中的管理性和技術(shù)性文件，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集、積累(科研儀器設(shè)備使用部門形成的有關(guān)文件材料，并歸檔)。
2、設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料及設(shè)備開箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設(shè)備開箱驗(yàn)收必須有設(shè)備經(jīng)理參與，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收。
設(shè)備使用單位應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備到貨前后、運(yùn)行時(shí)的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設(shè)備的技術(shù)資料整理和歸檔，對(duì)以后設(shè)備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。按時(shí)提交相關(guān)記錄，補(bǔ)充建檔，確保設(shè)備文件完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
設(shè)備文字材料必須用規(guī)定的書寫工具填寫，字跡清楚，圖形清楚。
設(shè)備文字資料歸檔保存時(shí)原則上應(yīng)是原件。重要的、經(jīng)常使用的文件資料，應(yīng)根據(jù)需要酌情復(fù)制。
6、設(shè)備建檔原則由設(shè)備管理部門實(shí)行初步立卷。資產(chǎn)管理部門的專(兼)職人員在設(shè)備驗(yàn)收和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，應(yīng)及時(shí)整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設(shè)備文件和管理文件放入首卷，其余設(shè)備技術(shù)文件按設(shè)備的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料應(yīng)該在前面，圖表在后面按順序排列。
設(shè)備檔案材料采用卷盒保管的形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴型。所介紹設(shè)備的資料可以裝卷或按其自然狀態(tài)保存。
9.對(duì)按卷管理的設(shè)備檔案組卷后應(yīng)寫頁號(hào)，凡有文字的每頁均為一頁，從1開始各頁號(hào)，頁號(hào)位于非裝訂線一側(cè)的上角；按件管理的設(shè)備檔案，每件應(yīng)加裝軟卷皮，逐項(xiàng)仔細(xì)填寫并加順序號(hào)；對(duì)未裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋有檔號(hào)